Política de Privacidad – Santa Helena Iscala

POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES – SANTA HELENA ISCALA S.A.S.

Para SANTA HELENA ISCALA S.A.S. la conservación, protección, integridad y confidencialidad de los datos personales de sus clientes es muy importante. Para esto hemos diseñado una política de almacenamiento y tratamiento de la información que nuestros clientes suministran a través de los diversos canales de comercialización de nuestros productos y servicios (tales como sitios web, portales de reservas en línea, vía telefónica), y estamos comprometidas con la protección y manejo adecuado de los mismos, conforme el régimen legal de protección de datos personales

CHAPTER I GENERAL REGULATIONS

ARTICLE 1. DEFINITIONS. For the purposes of applying the rules contained in this manual and in accordance with the provisions of Article 3 of Law 1581 of 2012, it is understood as:

a) Authorization: Prior, express and informed consent of the Holder to carry out the Processing of personal data.

b) Privacy Notice: Verbal or written communication generated by the Responsible Party addressed to the Owner for the treatment of their personal data, through which they are informed about the existence of the Information Treatment policies that will be applicable, the form of access them and the purposes of the Treatment that is intended to be given to personal data.

c) Database: Organized set of personal data that is subject to Treatment.

d) Personal data: Any information linked to or that may be associated with one or more specific or determinable natural persons.

e) Private data: It is the data that, due to its intimate or reserved nature, is only relevant to the owner.

f) Sensitive data: Sensitive data is understood to be those that affect the privacy of the Holder or whose improper use may generate discrimination, such as those that reveal racial or ethnic origin, political orientation, religious or philosophical convictions, membership of trade unions, social or human rights organizations or that promote the interests of any political party or that guarantee the rights and guarantees of opposition political parties, as well as data related to health, sexual life and biometric data.

g) Data Processor: Natural or legal person, public or private, that by itself or in association with others, performs the Processing of personal data on behalf of the Data Controller.

h) Responsible for the Treatment: Natural or legal person, public or private, that by itself or in association with others, decides on the database and/or the Treatment of the data.

i) Owner: Natural person whose personal data is subject to Treatment.

j) Treatment: Any operation or set of operations on personal data, such as the collection, storage, use, circulation or deletion of the same.

ARTICULO 2. OBJETO. El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza SANTA HELENA ISCALA S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en el marco de lo establecido en la ley. Todo lo anterior en cumplimiento a lo previsto en el literal (k) del Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

ARTÍCULO 3. ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente manual será aplicable a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por SANTA HELENA ISCALA S.A.S., esto es, a las bases de datos de nuestros huéspedes, visitantes, clientes y proveedores, que nos suministren sus datos para fines comerciales.

La información que recolecta SANTA HELENA ISCALA S.A.S., puede incluir, en todo o en parte según las necesidades de cada producto y/o servicio, entre otros los siguientes datos:

Names and surnames.
Type and identification number.
Nationality and country of residence.
Date of birth and gender.
Marital status and/or relationship in relation to minors or disabled persons requesting our services.
Landlines and cell phones for contact (personal and/or work).
Postal and electronic addresses (personal and/or work).
Profession or occupation.
Company where you work and position.
Origin and destination.
Reason for your trip.
Credit card information (number, bank, expiration date).
Personal data of the cardholder (names and surnames, type and identification number).
Address information where the cardholder receives their bank statements.

This data may be stored and/or processed on servers located in computer centers, whether owned or contracted with third-party providers, which is authorized by our guests, visitors, customers, users and suppliers by accepting this Privacy Policy.

ARTICLE 4. ACCURACY OF THE INFORMATION. Our guests, visitors, clients, users and suppliers must provide truthful information about their personal data in order to enable the provision of services by SANTA HELENA ISCALA and under which condition they agree to deliver the required information.

SANTA HELENA ISCALA S.A.S. presume la veracidad de la información suministrada y no verifica, ni asume la obligación de verificar, la identidad del huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos proporcione. Por tanto, no asume responsabilidad por daños y/o perjuicios de toda naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo daños y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.

ARTICLE 5. APPLICABLE LEGISLATION. This manual was prepared taking into account the ordinances of Law 1581 of 2012 "By which general provisions are issued for the protection of personal data" and Decree number 1377 of 2013 "By which Law 1581 of 2012 is partially regulated" .

ARTICULO 6. INFORMACIÓN DE NIÑOS Y ADOLESCENTES MENORES DE EDAD. SANTA HELENA ISCALA S.A.S. velará por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.

ARTICLE 7. PURPOSES OF THE PROCESSING OF PERSONAL DATA The information collected is used to process, confirm, fulfill and provide the services and/or products acquired, directly and/or with the participation of third-party providers of products or services, as well as to promote and advertise our activities, products and services, carry out transactions, make reports to the different national or international administrative control and surveillance authorities, police authorities or judicial authorities, banking entities and/or insurance companies, for internal and/or commercial administrative purposes such as, market research, audits, accounting reports, statistical analysis, billing, and offering and/or recognition of benefits of our loyalty programs.

Al aceptar esta Política de Privacidad y Tratamiento, nuestros huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores en su calidad de titulares de los datos recolectados, autorizan que SANTA HELENA ISCALA S.A.S. realicen el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos, tales como, realización de reservas, modificaciones, cancelaciones y cambios de la misma, reembolsos, atención de consultas, quejas y reclamos, pago de compensaciones e indemnizaciones, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de los programas de lealtad y demás finalidades indicadas en este documento.

The foregoing, without prejudice to other purposes that have been informed in this document and in the terms and conditions of each of the products and services of each of our business units.

We warn that third-party providers (such as reservation system providers, tour operators, call centers, banks, insurers) may be involved in these activities.

Additionally, our travellers, customers and users, in their capacity as holders of the data collected, by accepting this privacy policy, authorize us to:

Utilizar la información recibida de ellos, para fines de mercadeo de sus productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que SANTA HELENA ISCALA S.A.S. mantenga una relación de negocios.
Provide personal data to the police or judicial control and surveillance authorities, by virtue of a legal or regulatory requirement and/or use or disclose this information and personal data in defense of their rights and/or their assets as soon as said defense has relation to the products and/or services contracted by its travellers, clients and users.
Allow access to information and personal data to auditors or third parties hired to carry out internal or external audit processes of the commercial activity that we develop.
Consult and update personal data, at any time, in order to keep said information updated.
Contract with third parties the storage and/or processing of information and personal data for the correct execution of the contracts entered into with us, under the security and confidentiality standards to which we are bound.

CHAPTER II AUTHORIZATION

ARTÍCULO 8. AUTORIZACIÓN. La recolección almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SANTA HELENA ISCALA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. SANTA HELENA ISCALA S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

With the aforementioned authorization, the client accepts the policies and conditions established in this document.

ARTÍCULO 9. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización del titular de la información constará en cada uno de los canales y mecanismos de recolección de datos de SANTA HELENA ISCALA S.A.S.

Thus, it may be recorded in a physical, electronic document or in any other format that guarantees its subsequent consultation. The authorization will be issued by the owner prior to the processing of their personal data, in accordance with the provisions of Law 1581 of 2102.

With the consented authorization procedure, it is guaranteed that the owner of the personal data has been made aware of both the fact that his personal information will be collected and used for certain and known purposes, and that he has the option of knowing any alteration to them. and the specific use that has been made of them. The foregoing in order for the owner to make informed decisions regarding his personal data and control the use of his personal information.

CHAPTER III RIGHTS AND DUTIES

ARTICLE 10. RIGHTS OF THE HOLDERS OF THE INFORMATION. In accordance with the provisions of article 8 of Law 1581 of 2012, the owner of personal data has the following rights:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SANTA HELENA ISCALA S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a SANTA HELENA ISCALA S.A.S., en su condición de Responsable del Tratamiento.

c) Ser informado por SANTA HELENA ISCALA S.A.S. previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Submit complaints to the Superintendency of Industry and Commerce for violations of the provisions of Law 1581 of 2012, once the consultation or claim process has been exhausted before the Data Controller.

e) Revoke the authorization and/or request the deletion of the data when the principles, rights and constitutional and legal guarantees are not respected in the Treatment.

f) Free access to your personal data that has been subject to Treatment.

ARTICLE 11. DUTIES OF SANTA HELENA ISCALA IN RELATION TO THE PROCESSING OF PERSONAL DATA.

SANTA HELENA ISCALA S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.

De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 SANTA HELENA ISCALA S.A.S. se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes:

Guarantee the Holder, at all times, the full and effective exercise of the right of habeas data.
Keep the information under the necessary security conditions to prevent its adulteration, loss, consultation, use or unauthorized or fraudulent access.
Carry out in a timely manner, this is in the terms provided in articles 14 and 15 of Law 1581 of 2012, the updating, rectification or deletion of the data.
Process the queries and claims made by the Holders in the terms indicated in article 14 of Law 1581 of 2012.
Insert in the database the legend "information under judicial discussion" once notified by the competent authority about judicial processes related to the quality or details of the personal data.
Refrain from circulating information that is being controversial by the Holder and whose blocking has been ordered by the Superintendence of Industry and Commerce.
Allow access to information only to people who can have access to it.
Inform the Superintendence of Industry and Commerce when there are violations of the security codes and there are risks in the administration of the information of the Holders.
Comply with the instructions and requirements issued by the Superintendence of Industry and Commerce.

CHAPTER IV ACCESS, CONSULTATION AND CLAIM PROCEDURES

ARTICLE 12. RIGHT OF ACCESS: The power of disposition or decision that the owner has over the information that concerns him, necessarily entails the right to access and know if his personal information is being processed, as well as the scope, conditions and generalities of said treatment.

Likewise, the owner has the right to request their rectification in case they are inaccurate or incomplete and to cancel them when they are not being used in accordance with legal or contractual purposes and terms or according to the purposes and terms contemplated in this Privacy Policy.

SANTA HELENA ISCALA S.A.S. garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o de su representante o apoderado lo solicite según lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

Customers and users can exercise their rights to know, update, rectify and delete their personal data by sending their request to the email: reservations@santahelenaiscala.com and by phone +573205778457, in accordance with this Privacy Policy.

You must include the following information in the request:

Names and surnames.
Document type.
Document number.
Telephone.
Email.
Country.
Affair.

ARTICLE 13. RESPONSE TO INQUIRIES. In any case, regardless of the mechanism implemented to attend consultation requests, they will be attended to within a maximum term of ten (10) business days from the date of receipt. When it is not possible to attend the query within said term, the interested party will be informed before the expiration of 10 days, stating the reasons for the delay and indicating the date on which his query will be attended, which in no case may exceed five (5) business days following the expiration of the first installment.

ARTICLE 14. CLAIMS. In accordance with the provisions of article 14 of Law 1581 of 2012, the Holder or his successors in title who consider that the information contained in a database must be corrected, updated or deleted, or when they notice the alleged breach of any of the duties contained in Law 1581 of 2012, may file a claim with the Data Controller, which will be processed under the following rules:

1. El reclamo lo podrá presentar el Titular en los formatos que al efecto dispone SANTA HELENA ISCALA S.A.S. en su registro Hotelero. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia la Compañía recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene SANTA HELENA ISCALA S.A.S. con una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. The maximum term to address the claim will be fifteen (15) business days from the day following the date of receipt. When it is not possible to attend to it within said term, the interested party will be informed before the expiration of the aforementioned period of the reasons for the delay and the date on which their claim will be addressed, which in no case may exceed eight (8) business days following the expiration of the first term.

ARTÍCULO 15. IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS. En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al SANTA HELENA ISCALA S.A.S. la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

The holder or his successors in title, after proof of his identity, or through electronic instruments that allow him to identify himself.
Your representative, prior accreditation of the representation.

When the request is made by a person other than the holder and it is not proven that the same acts on behalf of the former, it will be deemed not submitted.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por SANTA HELENA ISCALA S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. The name and address of the owner or any other means to receive the response

2. Documents proving the identity or personality of your representative.

3. The clear and precise description of the personal data with respect to which the owner seeks to exercise any of the rights.

4. Where appropriate, other elements or documents that facilitate the location of personal data.

PARÁGRAFO 1. RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS. SANTA HELENA ISCALA S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente: En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

SANTA HELENA ISCALA S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

SANTA HELENA ISCALA S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

SANTA HELENA ISCALA S.A.S. utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Cada vez que SANTA HELENA ISCALA S.A.S. ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de su página web.

PARÁGRAFO 2. SUPRESIÓN DE DATOS. El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a SANTA HELENA ISCALA S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

a) Consider that they are not being treated in accordance with the principles, duties and obligations set forth in Law 1581 of 2012.

b) They have ceased to be necessary or pertinent for the purpose for which they were collected.

c) The period necessary for the fulfillment of the purposes for which they were collected has been exceeded.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo SANTA HELENA ISCALA S.A.S. los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SANTA HELENA ISCALA S.A.S. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

The request to delete the information will not proceed when the owner has a legal or contractual duty to remain in the database.
The elimination of data hinders judicial or administrative actions related to tax obligations, the investigation and prosecution of crimes or the updating of administrative sanctions.
The data is necessary to protect the legally protected interests of the owner; to carry out an action based on the public interest, or to comply with an obligation legally acquired by the owner.

En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, SANTA HELENA ISCALA S.A.S. debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.

ARTÍCULO 16. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal. Para ello, deberán comunicarse con SANTA HELENA ISCALA S.A.S., mediante correo electrónico: reservations@santahelenaiscala.com o a través del teléfono +573205778457.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que SANTA HELENA ISCALA S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud de revocatoria del consentimiento a SANTA HELENA ISCALA S.A.S., indique en ésta si la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme. Habrá casos en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal no podrá ser revocado. Los mecanismos o procedimientos que SANTA HELENA ISCALA S.A.S. establezca para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

CHAPTER V INFORMATION SECURITY

ARTÍCULO 17. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, SANTA HELENA ISCALA S.A.S. ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

No obstante lo anterior, el cliente asume los riesgos que se derivan de entregar esta información en un medio como internet, el cual está sometido a diversas variables – ataques de terceros, fallas técnicas o tecnológicas, entre otras. SANTA HELENA ISCALA S.A.S. hará su mejor esfuerzo tecnológico para garantizar la seguridad de la información personal de todos sus clientes y/o usuarios, empleando razonables y actuales métodos de seguridad para impedir el acceso no autorizado, para mantener la exactitud de los datos y garantizar la correcta utilización de la información.

ARTÍCULO 18. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. SANTA HELENA ISCALA S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

a) Los terceros contratados por SANTA HELENA ISCALA S.A.S., estarán obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.

b) Todo contrato de SANTA HELENA ISCALA S.A.S. con terceros (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la misma.

c) Scope of application of the procedure with detailed specification of the protected resources.

d) Measures, standards, procedures, rules and standards aimed at guaranteeing the level of security required by Law 1581 of 2012.

e) Functions and obligations of the staff.

f) Structure of personal databases and description of the information systems that process them.

g) Procedure for notification, management and response to incidents.

h) Procedures for making backup copies and recovering data.

i) Periodic controls that must be carried out to verify compliance with the provisions of the security procedure that is implemented.

j) Measures to be adopted when a support or document is going to be transported, discarded or reused.

k) The procedure must be kept up to date at all times and must be reviewed whenever relevant changes occur in the information system or in its organization.

l) The content of the procedure must be adapted at all times to the provisions in force regarding the security of personal data.

CHAPTER VI FINAL PROVISIONS

ARTÍCULO 19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. SANTA HELENA ISCALA S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

ARTICLE 20. VALIDITY OF THE PROCESSING OF INFORMATION AND PERSONAL DATA. The information provided by customers and users will remain stored for up to fifteen (15) years from the date of the last treatment, to allow us to comply with legal and/or contractual obligations, especially in accounting matters. tax and tax.